依頼には「納得ポイント」が必要(140605)

親愛なるみなさん、おはようございます。今日もツイてます。

情報ストラテジー7月号に「伝え方を究める」というテーマで特
集記事が載っていました。僕らの日常に直結する内容ですので、
一部抜粋しながら紹介します。

メールで依頼する場合、相手に「納得ポイント」が必要です。

<ダメな依頼メール>
件名:【至急案件】データ取りまとめ
内容:四半期の顧客取引履歴を至急まとめて送ってください。
よろしくお願いします。

みなさんなら、上記のメールをもらった時、何を感じるでしょう
か。

その通りです。まず、いつまでという「納期」が示されていませ
ん。そしてその資料を使う目的「理由」が示されておらず、依頼
される側は「納得感」がありません。

<正しく、気持ちよく依頼できるメール>
件名:【至急案件】顧客取引履歴データ取りまとめ
↑件名は具体的に書く

内容:Aさん、お疲れ様です。

急ぎのお願いで申し訳ありませんが、
直近の四半期(2014年1月~3月)の顧客取引履歴を
Excelにまとめて送ってください。
↑「何」のデータをどんな「形式」で受け取りたいかが盛
り込まれています。

5/19(月)の「○○社(顧客名)」への提案に必要で
す。
↑データを用意する理由や目的(納得ポイント①)

5/19(金)17時までに作成してもらえると助かりま
す。
↑締切日(日時と曜日はセットで表記)
※曜日まで伝えるのがポイントです。曜日を記入するこ
とで日程の間違いにも気づきます。

前回の○○社への提案資料が大変よくまとまっていたので、
今回もAさんに作成をお願いしました。
↑なぜ、Aさんに依頼したのか(納得ポイント②)
※過去の仕事に対して、事実を承認しさりげなく褒めて
います。

△△の件と仕事が重なって申し訳ないですが、よろしくお
願いします。
↑相手の他の仕事(忙しさ)に配慮した表現

読み比べていかがでしたでしょうか。もらった方の気持ちは全然
違いますね。

常に、上記の本文通りとはいかないと思いますが、日時そして相
手を配慮する気持ちは常に持ちながら、仕事を依頼しなければな
りません。

メールを出す前に心掛けること。
①自分視点チェック:依頼したいことが正しく記述されているか。
②相手視点チェック:最初に確認したいのは締切。そして何故私
に頼むのか、理由を知りたい。

要は、相手に対するちょっとした気配り心配りです。今日も相手
に配慮した働きを進めていきましょう。


 

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