伝わる資料作りの7ステップ (150303)

親愛なるみなさん、おはようございます。今日もツイてます。

日経情報ストラテジー4月号。スペシャルリポートに、合意形成
の達人が伝授と題して、伝わる資料作りの7ステップとして書か
れてありました。

プレゼンや報告は、相手によく伝わる、分かりやすい資料を作り
たいと誰もが思います。しかし、現実には独り善がりの「伝わら
ない」資料になってしまいます。

「資料が分かりにくいのは、伝えたいことを構造化して整理でき
ていないから」だと言います。例えば、原因と結果を区別できて
いなかったり、レベルの違う事柄を混同してしまったりという具
合です。

伝わる資料作りの7ステップ
1.自分が伝えたいことを思いつくままに書き出して「発散」す
る。

2.「主張(言いたいこと)」と「訴え(受け手にしてほしいこ
と)」を一言で表現する。

3.「受け手」は誰で何を期待しているのかなどを整理する。

4.「シナリオ」を作って各スライドにメッセージを書く。

5.パワポにする際の「ラフスケッチ」を手書きする。

6.パワポでスライドを作り「電子化」する。

7.一晩寝かせてから、受け手の気持ちで「読み返す」

上記のステップで、僕が試みているのは、1.の思いつくまま書
き出して発散するというのと、5.ラフスケッチで手書きする。
を行っています。

デジタル化が進む時代ですが、あえて白紙の紙にペンを走らせる
ことで、自分の頭の中が整理できたり、走らせながらシナリオが
出来てきたりします。

今日も、伝わることを意識して、資料をつくったり、言葉を発し
たりしていきましょう。


 

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