伝わる資料作りには「7つのステップ」がある (160208)

親愛なるみなさん、おはようございます。今日もツイてます。

伝わらない「残念な資料」は7つのステップを踏んでいない。そ
う警笛を鳴らすのは日経情報ストラテジー副編集長 川又英紀氏。

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資料作りはビジネスパーソンにとって決して避けては通れない必
須の業務である。にもかかわらず、資料の作り方を上司や先輩か
ら教わった経験がある人は、非常に少ないのではないだろうか。

まして、伝わる資料作りには「7つのステップ」がある、などと
いう話は、誰からも聞いたことがないという人が大半を占めるに
違いない。資料作りというビジネスパーソンにとっての基本スキ
ルを誰も教えてくれないことが、日本企業における業務の生産性
の低さに直結しているとさえいえるのかもしれない。

この問題に早くから警鐘を鳴らす1人が、ケンブリッジ・テクノ
ロジー・パートナーズの榊巻亮氏である。同氏は業務改革の請負
人として数々のプロジェクトを推進し、成功を収めてきた実績を
持つ。「成功率は9割」ともいうから、その高い“打率”にはい
つも驚かされる。

そんな榊巻氏によれば、プロジェクトの成功に欠かせないものは、
プロジェクトの目的や意味、達成すべきこと(ゴール)などを参
加者全員にしっかりと伝える作業だという。そうした参加者との
意思疎通のツールとして外せないのが「伝わる資料作り」という
ことになる。

伝わる資料を作るには、きちんと手順を踏まなくてはいけない。
それが7つのステップであり、順に列挙すると、
①発散する
②主張と訴えを明らかにする
③受け手の状態を明らかにする
④シナリオを組み立てる
⑤ラフスケッチを描く
⑥電子化する
⑦レビュー(一晩寝かせる)
となる。まずはこの7つのステップを頭に入れておきたいものだ。

榊巻氏によれば、伝わらない資料には共通点がある。これまた筆
者自身の仕事にも全く同じことが言えるので、いつも話に聞き入
ってしまう。要は、1つのスライド(あるいは記事)に情報を詰
め込みすぎており、どこが重要で、結局何を伝えたいのかが分か
りにくいのだ。

資料の作り手も記者も同様で、つい何でもかんでも情報を詰め込
もうとしてしまう。だがこれは、受け手のことを全く考えていな
い証拠なのだ。スライドであれば、「1枚に主張は1つ」が原則
であり、それは記事で言うところの「見出し」に相当する。逆に
言えば、見出し(つまり主張)から逸れる情報は思い切って削る
べきだ。

7つのステップの最後に「レビュー(一晩寝かせる)」とある。
これも記事作りと全く一緒。興奮して一気に書き上げた原稿には
勢いはあるかもしれないが、冗長な部分も多く、まだ荒削りで、
肝心の伝えたいことがクリアになっていないことがよくある。一
晩寝た後、翌朝スッキリした頭でもう一度自分が書いたものを読
み返してみると、伝わりにくい原因や抜け漏れが見えてくるもの
だ。資料作りも同じだろう。

7つのステップを知り、面倒がらずに着実に一歩ずつ駒を進める
のが、結局は相手に伝わる一番の早道であることを理解しておき
たいものだ。筆者自身も常にそうありたいと思っている。
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仕事には、うまくいく方法(セオリー)がいろんな場面にありま
す。うまくいかないのは大にして我流でやっている場合があるよ
うです。

今日も、自分の仕事の進め方を客観的に俯瞰し、改善するべきと
ころは改善していきましょう。


 

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