伝わる文書を書く8つの留意点 (160816)

親愛なるみなさん、おはようございます。今日もツイてます。

伝えたいことが伝わらない。実際の会話だけに限らず、メールの
文章においても何を言いたいのか最後まで読まないとわからない
人がいます。

日経コンピュータの連載記事に、「仕事がうまくいく文章作成術」
というのが載っていました。既に17回を数えますが、文章の意
味や会話を通して伝わらないのは、文章力自体の問題ではない部
分が大きいと書いてありました。以下、留意すべき8つを紹介し
ます。

1.文章以前のビジネススタンス(意欲・マインド)が不足して
いる。
目標達成力が弱い、視野が狭い、視座が狭い、先読みができて
いないなどの理由で文章の説得力、完成度が低いなど。

2.文章以前のビジネススキルが不足している。
企画力、問題解決力、組織管理力、部下指導力が弱いなどの理
由で文章の説得力、完成度が低いなど

3.誰に向けた文章なのか理解できていない。
説明相手の関心、知識レベルなどを考えた文章になっていない

4.構造化していない、階層が揃っていない、具体的でない。
原因と結果、問題と背景、理由と主張など、文章構造の要素に
は、グループや階層があり、これが揃っている必要があるが、
それができていない。また、書いてあることが具体的でなく理
解しにくい

5.説得力がない。
他人を説得するようなビジネス文章において、自分の明確な主
張がない、主張の理由がない、理由に根拠がない、事実と意見
の分離がない

6.論点が不明確。
伝えたいことが先頭に書かれていない。書いていることがぼや
けている。何をするための文章なのか、テーマが絞れていない

7.短時間の配慮がない。
表を使う、図や絵を使うなどの配慮がない

8.文章が長い。
文章が長く理解するのに時間がかかる

以上です。上記3~8の6項目は、文章スキルで向上します。し
かし、1と2は教えられて向上するものではありません。やはり、
コツを掴むしかないようです。

相手の立場で考え、自分が書いた文章を客観的視点で評価できる
力が求められます。


 

ページの先頭へページの先頭へ
株式会社ドゥアイネット
は、iOS/AndroidのARアプリ開発とWebシステム開発を中心としたIT関連サービスを提供しているシステム開発会社です。